U svijetu digitalne ere postoji potreba za najučinkovitijim pohranjivanjem i zaštitom osjetljivih poslovnih informacija. Kao vlasnik tvrtke, morate biti sigurni da kupci mogu vidjeti samo potrebne dokumente, izbjegavajući rizik od neželjenog izlaganja.
Jedan od najučinkovitijih načina za osiguranje podataka je korištenje usluga virtualnih podatkovnih soba koje sigurno pohranjuju povjerljive dokumente. Za razliku od osnovnih usluga dijeljenja datoteka, Virtualna podatkovna soba nudi opsežne sigurnosne i kontrolne značajke koje smanjuju rizike i štite vaše povjerljive poslovne podatke.
Koje vrste tvrtki koriste virtualne podatkovne sobe?
Usluge virtualne podatkovne sobe sada se smatraju standardnim zahtjevom za sigurnu pohranu osjetljivih informacija za mnoge poslovne sektore. Neki od njih uključuju:
- Odvjetnička društva: trebaju sklopiti povjerljive ugovore sa svojim klijentima. Budući da odvjetnici često putuju, potrebna im je virtualna podatkovna soba za sigurne dokumente.
- Financijske banke: s virtualnim podatkovnim sobama, ovlaštene strane mogu pristupiti relevantnim podacima u stvarnom vremenu.
- Informacijska komunikacijska tehnologija: ove tvrtke koriste VDR za dijeljenje dokumenata kada rade sa svojim kolegama.
- Ostale industrije uključuju biotehnologiju, obrazovanje, farmaciju, maloprodaju, zabavu, robu široke potrošnje itd.
Zašto biste trebali postaviti virtualnu podatkovnu sobu za svoju tvrtku
Postoji mnogo razloga zašto trebate postaviti VDR. Evo nekih od najvažnijih.
Nudi sigurnost podataka
Kada svoju tvrtku postavite za VDR, vaši se podaci ograničavaju na ograničene zaposlenike kako bi se izbjegla krađa podataka. Na taj način povjerljive informacije neće biti ugrožene. Možete odlučiti tko ima kontrolu nad kojim dokumentima. Za pristup podacima koriste se sigurnosne mjere poput jake zaporke, digitalni potpisi i korisnička imena.
Upravljanje dokumentima
Sve svoje dokumente možete organizirati na jednom sigurnom uređaju. Kada pristupate podacima na VDR-u, možete jednostavno pretraživati datoteke s nazivima mapa. Budući da imate potpunu kontrolu nad time tko smije provjeravati podatke, nitko ne može dirati u datoteke.
Povoljan za cijenu
U usporedbi s tradicionalnom pohranom podataka, VDR je pristupačniji i isplativiji jer nema troškova opreme. Štoviše, pruža poboljšano sigurnosno upravljanje dokumentima. Trošak dodavanja dodatnih poslužitelja vašem uredu također je eliminiran s VDR-om.
Kako odabrati najbolju uslugu virtualnih podatkovnih soba
Uz brojne podatkovne usluge virtualnih soba, morate odabrati pravu vrijednu vašeg novca i vremena. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da odaberete najbolju.
Adekvatna kontrola dokumenata
Ne osiguravaju svi VDR pružatelji potpune kontrole dokumenata svojim klijentima. Dakle, morate potvrditi svojim VDR-om i osigurati da samo ovlašteni korisnici imaju pristup određenim datotekama.
Veličina
Obavezno provjerite kod VDR pružatelja usluga koje vrste datoteka njihov sustav podržava. Prije nego što se prijavite za određenog davatelja, provjerite maksimalnu veličinu datoteke koju možete pohraniti.
Sigurna suradnja
Suradnja između partnera i klijenata važan je aspekt poslovanja i organizacije. U tu svrhu trebat će vam opcija sigurne suradnje pomoću VDR-a. Provjerite sa svojim davateljem usluga o ovom pitanju i provjerite pružaju li alate za zaštitu poput višefaktorske provjere autentičnosti.
Korisnici prijateljski
Prilikom odabira VDR-a za svoju tvrtku, provjerite je li prilagođen korisniku kako biste osigurali maksimalnu učinkovitost. Čak i uz jake sigurnosne mjere, nemoguće je iskoristiti prednosti sustava ako ga je teško implementirati.
Zatražite besplatno probno razdoblje
Zatražite besplatnu probnu verziju prije nego što se obvezate na uslugu. Na taj način možete isprobati VDR usluge u ograničenom vremenu kako biste procijenili kako funkcioniraju za vaše poslovanje.
Sigurnost podataka
Osigurajte da VDR usluge pružaju snažnu zaštitu od neovlaštenog pristupa vašim podacima. Trebali bi osigurati sigurnosne alate poput zaštite lozinkom, šifriranja dokumenata, višefaktorske provjere autentičnosti itd.
