Mertonov zakon
Zaraza nercama nanosila je pustoš ekosustavu ruralnog područja, pa su kako bi potaknule proaktivan odgovor zajednice, lokalne vlasti ustanovile nagradu od 5 dolara za svaku kunu predanu u ured lokalnog šerifa. Shema je bila uspješna i nakon otprilike mjesec dana, tragovi minka su se dramatično smanjili. Međutim, unatoč očitom smanjenju, neki lokalni farmeri nastavili su predavati značajan broj minka uz nagradu od 5 dolara. Na kraju su vlasti otkrile zašto. Određeni farmeri su zapravo uzgajali kune kako bi dobili nagradu. Ovo je savršen primjer onoga što je sociolog Robert K. Merton nazvao "zakonom neželjenih posljedica" - izgradite plan da spriječite ili zaustavite nešto i na kraju prouzročite veći problem.
Millerovo izvješće
Mnogi od nas u industriji sastanaka strahuju da je Izvješće o nedostatku upravljanja izdano od strane Ureda glavnog inspektora kao odgovor na "pretjeranu, rasipnu i ... nedopuštenu" potrošnju od strane Uprave općih službi (GSA) na njihovu Konferenciju za javne zgrade 2010. Western Regions završit će s vrlo negativnim "nenamjernim posljedicama". Konačni trošak gledanja na poduzimanje radnji kako bi se “uštedio novac poreznih obveznika” može biti značajno i eksponencijalno veći od relativno malih ušteđenih iznosa. Dokaz za to može se vidjeti u Dodatku izvješću gdje Martha Johnson, koja je nedavno dala ostavku na mjesto administratorice u GSA, daje svoj odgovor Brianu Milleru, glavnom inspektoru koji je autor izvješća. Među koracima koje se Johnson obvezuje poduzeti su otkazivanje svih budućih konferencija zapadnih regija, smanjenje budžeta za putovanja i nova razina kontrole svih konferencija, uključujući i one u fazi planiranja. Johnson je jasno odlučio da je jedini istinski učinkovit način djelovanja kažnjavanje cijelog razreda za nepobitne prekršaje jednog jedinog učenika. Međutim, učinak ove akcije i, što je još važnije, njezin utjecaj na spuštanje, već je bio štetan za industriju sastanaka i za milijune poslova koje podržava.
Odgovor industrije sastanaka
Objava ovog izvješća i nadolazeće uvođenje zakona s ciljem sprječavanja ponavljanja okolnosti koje su dovele do njega loša su vijest za industriju sastanaka i događanja. Upravo u vrijeme kada je naša industrija počela učinkovito artikulirati svoju jedinstvenu vrijednost poslovnom svijetu zajedno sa svojom vrijednošću za državnu blagajnu u smislu otvaranja radnih mjesta i generiranih poreza, puca priča koja potvrđuje sve moguće predrasude i zablude o “konferencijama” – da nisu ništa drugo nego izgovor za neodgovorno nošenje tuđih novčića – u ovom slučaju poreznih obveznika! Boli me kad čitam da je 130,000 dolara za putovanja i troškove plus minimalno 115 čovjek-dana potrošeno na letove u Vegasu i izvan Vegasa samo da bi se isplanirao događaj. Sama ta činjenica čini da se jezik koji je Miller koristio u svom izvješću (“pretjeran, rasipnički”) čini suzdržanim. Kao profesionalni planer sastanaka, rekao bih da pokazuje ili sustavno zlostavljanje ili ozbiljnu nesposobnost ili oboje.
Nenamjerne posljedice
A to vodi natrag do Mertonovih neželjenih posljedica. Jasno je da je namjeravana posljedica Millerovog izvješća eliminirati prekomjerno, rasipno korištenje novca poreznih obveznika. Ovo je častan cilj s kojim se svi slažu. Međutim, stvarne posljedice su mnogo šire od ovoga i uključuju neke koje će nedvojbeno proizvesti upravo suprotan učinak. Otkazivanje vladinih konferencija i smanjenje proračuna na 80 posto stope iz 2010. neumoljivo će dovesti do gubitka radnih mjesta u ugostiteljskom sektoru. Nema sumnje u ovo. Međutim, još pogubnije, ova akcija pojačava i daje službenu potvrdu krajnje pogrešnoj percepciji da su konferencije nezamjenjiv, nevažan alat koji se koristi u organizacijama za sumnjive ciljeve kao što je olakšavanje konzumiranja “400 komada petit beef wellingtona od 4.75 dolara”… i 1,000 sushi rolica za 7.00 dolara po komadu.”
Važno pitanje
Štoviše, Millerovo izvješće i Johnsonov kažnjen odgovor zanemaruju postavljanje ili odgovor na bilo kakva pitanja o prikladnosti ili nepodobnosti pojedinaca koji su planirali kongres. Koju su obuku iz upravljanja konferencijama i sastancima imali? Koje su stručne kvalifikacije posjedovali? Jesu li oni zapravo profesionalni organizatori sastanaka i događaja ili državni službenici koji su preuzeli dužnost planiranja sastanaka kao dio svog posla? Čini se malo vjerojatnim da je itko od njih imao oznake CMM, CMP, ADME ili CITE, budući da sve ove kvalifikacije uključuju duboko udubljenje u industrijsku etiku, razborito ugovaranje, učinkovito planiranje, učinkovito pregovaranje, relevantne propise – elemente koji su nažalost odsutni iz procesa o čemu svjedoči Millerovo izvješće.
Treće strane
Miller izričito izolira ulogu trećih strana, posebno lokacijskih rješavatelja, u tom događaju i kritizira GSA zbog korištenja posrednika koji je dobio 12,000 eura naknade za pronalazač. Pogrešno pretpostavlja da bi ovaj iznos bio dostupan kao popust GSA-i da su izravno pregovarali s nekretninom i smatra korištenje vanjskih partnera "suvišnim i rasipničkim" jer GSA "već zapošljava nekoliko planera događaja s punim radnim vremenom." Ali upravo je to poanta! Da je GSA prepustio cijeli događaj profesionalnoj organizaciji za planiranje sastanaka, bi li bilo 8 inspekcija na terenu koje su uključivale više od 115 čovjek-dana? Bi li došlo do tako velike prekomjerne potrošnje na hranu kada GSA-ovi propisi jasno ograničavaju potrošnju na dnevnice? Doista, bi li se M Resort preporučio kao prikladno mjesto kada bi ga, jasno, njegova cijena stavila izvan dnevnog ograničenja od 71 USD koji je dostupan državnim službenicima koji prisustvuju događanjima u širem području Las Vegasa?
Angažirajte profesionalce
Ako bi se zgrada koju su projektirali i izgradili nekvalificirani državni službenici s samo amaterskim iskustvom u arhitekturi, zidanju cigle i stolariji srušila i potom bila predmet internog izvješća, malo je vjerojatno da bi to izvješće preporučilo zabranu zgrada. Umjesto toga, naglašava se potreba za imenovanjem kvalificiranih stručnjaka na koje se može osloniti zbog njihove stručnosti, iskustva i znanja o projektu. Ako želimo izbjeći neželjene posljedice koje bi dovele do poteškoća za tisuće radnika koji plaćaju poreze u ugostiteljskom sektoru, onda moramo učiniti potpuno istu stvar u odnosu na sastanke i događaje.
Padraic Gilligan je potpredsjednik za odnose s industrijom u MCI-u, globalno integriranoj tvrtki za udruživanje, komunikaciju i upravljanje događajima s 47 ureda u 23 zemlje. Može se kontaktirati na [e-pošta zaštićena] ili na twitteru na @Padraicino.
www.padraicino.wordpress.com
ŠTO ISKLJUČITI IZ OVOG ČLANKA:
- At the very time when our industry was beginning to articulate effectively its unique value to the business world along with its worth to the Exchequer in terms of jobs created and taxes generated, a story breaks that confirms every possible prejudice and misconception about “conferences” – that they are nothing more than an excuse for irresponsible carrying-on on someone else's dime – in this case the taxpayers.
- Many of us in the meetings industry fear that the Management Deficiency Report issued by the Office of the Inspector General in response to “excessive, wasteful and … impermissible” spending by the General Services Administration (GSA) on their Public Buildings Service 2010 Western Regions Conference will end up with very negative “unintended consequences.
- An infestation of mink was playing havoc with the eco-system of a rural area, so to encourage a proactive community response, the local authorities instituted a bounty of $5 for each mink turned in at the local sheriff's office.
