Kako učinkovito komunicirati s klijentima tijekom godišnjeg odmora?

To mi je jasno jasno nakon razgovora s prijateljicom o iskustvu koje je imala sa svojim računovođom. Nakon što je primila zabrinjavajuće pismo od HMRC-a koje je bilo puno pogrešaka i zahtijevalo je plaćanja koja je već izvršila, potražila je pomoć svog računovođe za prijeko potrebno uvjeravanje. Unatoč stalnom aranžmanu od £125 plus PDV mjesečno s knjigovodstvenom tvrtkom, na njezin zahtjev za pomoć, poslan sredinom srpnja, automatski je odgovoreno da je tim bio na školskim praznicima i da će odgovoriti za nekoliko dana. U međuvremenu, njezin redovni račun stigao je bez greške. Prošlo je šest radnih dana prije nego što je dobila kratku obavijest, "provjeravamo ovo", a zatim tišina. Dva tjedna kasnije, bez dodatnih informacija, ponovno se obratila samo da bi primila još jednu automatiziranu poruku u kojoj je stajalo da će se ured ponovno otvoriti 30. kolovoza - ukupno šest tjedana čekanja bez rješenja. Shodno tome, moj prijatelj je sada u potrazi za novim računovođom.

Komunikacijski savjeti za posao tijekom odmora

1 Upozorite unaprijed

Ako ste svoj godišnji odmor planirali unaprijed ili ste tek nedavno odlučili pobjeći, važno je obavijestiti svoj tim što je prije moguće. Čekanje do posljednjeg trenutka za najavu dvotjednog odmora može staviti nepotreban stres i teret na vaše kolege, koji će morati rješavati vaše zadatke u vašoj odsutnosti. Odgovarajuće vrijeme za pripremu ključno je za sve uključene, ne samo za one koji preuzimaju dodatni posao kako bi se osigurao kontinuitet poslovanja.

Preporučljivo je obavijestiti kolege najmanje mjesec dana prije odlaska, osobito ako igrate značajnu ulogu u svojoj organizaciji. Kako biste izbjegli bilo kakve propuste, postavite podsjetnike za ažuriranje svog tima u tjednima i danima koji prethode vašem odmoru, pomažući u osiguravanju glatkog prijelaza i sprječavanju bilo kakvih neočekivanih iznenađenja.

2 Delegirajte poslove i zadatke

Pobrinite se da svaki detalj bude pažljivo pokriven. Napravite opsežne pripreme za svaki scenarij, obvezu ili potencijalni problem koji bi se mogao pojaviti. Preuzmite inicijativu za odabir kolega, usmjeravajući ih da preuzmu određene uloge i uložite vrijeme u njihovu sveobuhvatnu obuku u vezi sa zadacima koje im povjeravate. Ako netko ulazi u interakciju s vašim klijentom, opremite ga svim potrebnim informacijama o jedinstvenim zahtjevima i očekivanjima svakog klijenta. Ako neka druga osoba privremeno upravlja projektom koji vodite, dajte joj iscrpan popis izvanrednih ciljeva.

Izradite sveobuhvatan vodič s pojedinostima o lokacijama bitnih datoteka, kontaktima za razne projekte i postupcima za postupanje u hitnim slučajevima. Cilj je izbjeći da vam poplava hitnih upita naruši mir tijekom odmora. Usvajanje opreznog pristupa osigurava da su vaše odgovornosti u pouzdanim rukama, što vam omogućuje bezbrižnost.

3 Pripremite komunikacijske kanale unaprijed

Ako ne možete prestati komunicirati s klijentima dok ste na odmoru, pobrinite se da potrebna pisma i dokumente možete dobiti bilo gdje. Sada postoji čak i a FAKSIRANJE s iPhonea: aplikacija za faksiranje, koji može zamijeniti faks uređaj. Ovaj mrežni faks može se slobodno obrađivati, primati i slati s pametnog telefona. Ako imate aplikaciju za faks i iPhone, imate sve što vam je potrebno za rad s dokumentima. Slično ovom primjeru, trebali biste razmotriti komunikacijski plan s drugim vrstama komunikacije s klijentima.

4 Izradite plan povratka na posao

Povratak u ured nakon nekog slobodnog vremena često može djelovati zastrašujuće. Vjerojatno će vas dočekati lavina nepročitanih poruka e-pošte, govorne pošte, dopisa, ažuriranja, izazova i hitnih upita.

Kako biste se lakše vratili u tijek rada, mudro je napraviti strategiju za ono što vas čeka nakon pauze. Razmislite o organiziranju sesije s izvješćivanjem s nekoliko članova tima kako biste se informirali o značajnim događajima tijekom vaše odsutnosti. Dajte prioritet organiziranju pristigle pošte kako biste se prvo usredotočili na najkritičnije e-poruke. Održavanje transparentne i otvorene komunikacije s vašim timom je ključno, što vam omogućuje da temeljito razumijete razvoj i napredak postignut na projektima ili odgovornostima od kojih ste bili udaljeni.

5 Postavite govornu poštu izvan ureda

Osigurajte da je svaka baza pokrivena i temeljito se pripremite za sve zamislive scenarije, zadatke ili krize. Povežite se s kolegama, delegirajte im određene dužnosti i pružite sveobuhvatnu obuku o zadacima koje im povjeravate. Ako će vas netko predstavljati na sastancima s klijentima, dajte im detaljan brifing o jedinstvenim zahtjevima i preferencijama klijenata. Ako neki drugi kolega preuzme odgovornost za određeni projekt u vašoj odsutnosti, opskrbite ga iscrpnim popisom obaveza s pojedinostima o svakom zadatku koji treba dovršiti.

Izradite sveobuhvatan vodič s pojedinostima gdje se nalaze važne datoteke, kontaktne točke za razne projekte i postupci za postupanje u hitnim slučajevima. Cilj je izbjeći poplavu hitnih e-poruka koje prekidaju vaše opuštanje na plaži. Mudrije je pogriješiti na strani opreza i osigurati da su vaši projekti u vještim rukama prije nego što odete.

Zaključak

Obavještavanje klijenata unaprijed o vašoj nedostupnosti je mudra praksa. Kad sam, na primjer, odsutan na odmoru, moji stalni klijenti već znaju da u tom razdoblju neće moći zakazati nijedan trening. Postavio sam automatski odgovor putem e-pošte za potvrdu primljenih poruka, navodeći datume kada ću biti izvan ureda. Za one koji imaju hitne upite, odgovor uključuje kontakt broj. Poruke poslane na ovaj broj bit će mi poslane SMS-om i obvezujem se odgovoriti u roku od 24 sata.